Cómo Falcon Capital dejó el Excel y centralizó su cobranza

“Para nosotros, Duemint hoy por hoy es la fuente de la verdad.”
— Vicente Breguel, Partner & Portfolio Manager.

Antes de Duemint

Cobranza en planillas para 250 clientes

Falcon Capital administra portafolios de inversión: proyectos de energía solar y una cartera de contratos de leasing de equipos médicos. Desde su oficina se relaciona con cerca de 250 clientes y emite como mínimo 300 facturas al mes que deben conciliarse.

Al comienzo, la cobranza se llevaba en planillas Excel. El proceso era más manual y más lento, y ocupaba muchas horas del día de Vicente Breguel, tanto en trabajo como en preocupación. A eso se sumaban las consultas de los clientes sobre qué factura se estaba cobrando y qué incluía cada una.

Escalamiento

De un portafolio a todos los portafolios

Falcon Capital partió con un portafolio administrado en Duemint. Al ver cómo cambiaba el trabajo diario, la decisión de escalar fue rápida: sumar más portafolios, sin distinguir por tamaño, y atender a todos sus clientes a través del portal.

Muchos clientes interactúan con Falcon Capital a través de Duemint: cuando se emite un documento o cuando pagan, usan la mensajería de la plataforma para avisar. Otros valoran las notificaciones de la plataforma, aunque siguen escribiendo o llamando directamente. Como resume Vicente, “al final se enteran de todo por Duemint”.

Integración con Laudus

Las facturas de Laudus llegan solas a Duemint

Falcon Capital usa Laudus para facturar y como proveedor central de sus contabilidades. Cuando emite una factura, el DTE se envía automáticamente a Duemint, que lee el XML y carga un PDF con el detalle del servicio que se está cobrando.

Para Vicente, ambas herramientas “se complementan 100%”: Laudus en la contabilidad y Duemint en la cobranza y el control de las cuentas por cobrar.

Implementación y soporte

Varios equipos trabajando sobre la misma información

La puesta en marcha incluyó varias capacitaciones, tanto para el equipo administrativo como para los equipos de contabilidad, facturación y finanzas. Las dudas, como la carga automática de facturas desde el ERP, se resolvieron con un soporte que Vicente describe como intensivo y enfocado en que el problema se solucione rápido.

Hoy esos equipos usan Duemint como la fuente de la verdad de las cuentas por cobrar.

Decisiones estratégicas

De las tablas dinámicas al análisis de cada cliente

Con la información en Duemint, el equipo ya no solo presenta tablas dinámicas: analiza la situación de las cuentas por cobrar según la realidad de cada cliente, no solo por montos.

Ese análisis apoya decisiones en los directorios de cada portafolio, en los comités de inversiones y en el equipo de contabilidad y finanzas, que trabaja el balance y los estados financieros. También ayuda a definir qué hacer con los clientes que se atrasan en sus pagos.

El siguiente paso, según Vicente, es que tareas como cobrar y conciliar sean cada vez más automáticas, para que el equipo dedique su tiempo a las decisiones estratégicas.