Archivos de Excel compartidos por correo. Aprobaciones que llegan por WhatsApp. Reenvío de facturas con datos sensibles. Claves bancarias que circulan entre colaboradores. Múltiples versiones de la misma información flotando sin control. ¿Te resulta familiar? 

Este escenario es más común de lo que se admite en las reuniones de directorio. Y, aunque funcione en el día a día, basar el pago de cuentas en un proceso manual no es solo incómodo: es un riesgo operativo que puede costar dinero, reputación y hasta la continuidad del negocio.

La gestión de pagos: un problema estratégico, no solo contable

Muchos líderes creen que este desafío se limita al área contable. Sin embargo, el verdadero riesgo está en cómo se gestiona la información y en qué tan expuesta queda la empresa.

• ¿Qué pasa si un proveedor descubre a quién le pagas primero?

• ¿Y si alguien altera un monto antes de la aprobación?

• ¿Qué garantías existen de que la factura de venta que circula corresponde realmente a una operación válida?

Cuando la gestión de facturas no está unificada, la empresa abre la puerta a fraudes internos, errores humanos y pérdida de transparencia. En un mundo cada vez más regulado, esto es un riesgo estratégico.

¿Por qué operar con procesos dispersos frena tu negocio?

Depender de planillas y correos es inseguro. La falta de control centralizado multiplica las posibilidades de fallar en momentos críticos.

Algunos ejemplos claros:

• Pagos duplicados que afectan la liquidez.

• Autorizaciones falsas que pasan desapercibidas porque no hay trazabilidad.

• Omisión de pagos críticos, que dañan la relación con proveedores clave.

Cuando apruebas pagos por WhatsApp y consolidas montos en planillas manuales, estás asumiendo un nivel de exposición que no se justifica. La eficiencia que buscan los directorios comienza con procesos auditables y seguros.

7 riesgos de depender de Excel en el pago de cuentas

Depender de procesos dispersos es aceptar errores como parte del negocio, como:

1. Exposición de datos sensibles sin control

Cuando usas hojas de cálculo compartidas por correo o chat, los datos críticos viajan sin protección: montos, cuentas bancarias, RUT, claves y hasta la factura de venta escaneada.

• Cada reenvío multiplica el riesgo de filtración.

• Un archivo descargado en un computador personal puede quedar expuesto si no tiene antivirus actualizado.

La seguridad de la empresa no debería depender de la disciplina personal de cada colaborador.

2. Riesgo de fraudes y manipulaciones internas

Un Excel editable por varios usuarios facilita fraudes: basta alterar una celda o inventar una factura.

Según la Encuesta sobre Fraude y Control de Pagos de AFP® 2025, el 79% de las organizaciones fueron víctimas de ataques o intentos de fraude de pagos en 2024.

Considera lo siguiente:

• Alterar un monto antes de la aprobación es tan simple como modificar una celda.

• Incluir una factura de venta inexistente es indetectable si no hay trazabilidad.

Sin control auditable, estos riesgos pasan desapercibidos hasta que es demasiado tarde.

3. Duplicidades y errores humanos inevitables

El “copia y pega” es parte del día a día cuando la gestión de facturas se hace en Excel. El problema es que los errores no avisan:

• Se pueden pagar facturas duplicadas.

• Se pueden omitir pagos urgentes porque alguien olvidó actualizar la versión más reciente.

De acuerdo con el Centro Americano de Productividad y Calidad (APQC), el procesamiento manual de facturas genera una tasa anual de error del 2%. Estos fallos dañan la liquidez, la relación con proveedores y la reputación de la empresa.

4. Aprobaciones dispersas y poco confiables

Una aprobación que llega por WhatsApp, otra por correo y otra verbal en el pasillo. Ese caos es imposible de auditar.

• No hay prueba real de quién autorizó qué.

• El orden de prioridad en los pagos queda a criterio del que “armó” la planilla.

Cuando el pago de cuentas se maneja así, lo que falta no es contabilidad: es gobernanza.

5. Pérdida de eficiencia operativa

La gestión manual roba tiempo valioso a equipos clave. Revisar correos, consolidar versiones, validar montos y coordinar transferencias manuales significa horas-hombre perdidas.

• El área de finanzas deja de enfocarse en análisis estratégico.

• Los gerentes se vuelven aprobadores de planillas en lugar de tomadores de decisiones.

Automatizar este flujo elimina tiempos muertos, además de generar eficiencia operativa real y visible en los resultados.

6. Falta de trazabilidad y auditoría

Imagina que en una auditoría externa te pidan demostrar: ¿quién aprobó una factura de venta específica? ¿Cuándo? ¿Con qué respaldo? Con archivos dispersos, esa trazabilidad es casi imposible.

• Se pierden correos.

• Los archivos cambian de nombre.

• No queda registro confiable del proceso.

Un solo flujo digital centralizado asegura que cada paso quede registrado y auditable, reduciendo la exposición a sanciones regulatorias.

7. Competitividad comprometida frente al mercado

Hoy, las empresas que avanzan más rápido son las que logran digitalizar procesos críticos. Seguir dependiendo de Excel en el pago de cuentas es quedarse atrás.

• Proveedores prefieren trabajar con organizaciones que pagan a tiempo y con transparencia.

• Los directorios exigen eficiencia operativa y reducción de riesgos.

La dispersión de procesos no es solo ineficiente: es una desventaja competitiva real.

La alternativa: un flujo digital único

La respuesta está en integrar la gestión de facturas, las aprobaciones y las transferencias en una única plataforma digital. 

Con esta integración:

• Obtienes control centralizado.

• Aseguras trazabilidad completa.

• Eliminas fraudes y errores.

• Agilizas los pagos con seguridad y visibilidad.

La factura de venta entra al sistema, se aprueba digitalmente y se paga sin necesidad de correos ni planillas. Todo queda registrado y bajo control.

Cómo lo están resolviendo las empresas

Digitalizar el flujo de pagos es un movimiento estratégico que fortalece el control y la seguridad en toda la organización. Con soluciones digitales como Duemint, las empresas transforman su forma de operar:

• Obtienen visibilidad en tiempo real de cada pago y aprobación.

• Refuerzan la seguridad en el manejo de información sensible.

• Implementan flujos ágiles y auditables que entregan control total a directores y gerentes.

Hoy puedes elegir: seguir expuesto a fraudes y errores, o dar a tu empresa un modelo con control, eficiencia y trazabilidad desde el primer día.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda digitalizar los pagos?

En pocas semanas puedes comenzar a operar digitalmente y ver resultados concretos.

¿Necesito gran inversión o expertos?

No. Las soluciones actuales son accesibles, intuitivas y no requieren personal técnico especializado.

¿Cómo impacta en la relación con proveedores?

La automatización fortalece la relación: pagos puntuales, sin errores y con transparencia construyen confianza real.